Una lección aprendida es una valiosa enseñanza obtenida de una experiencia o proyecto pasado. Sirve como guía para futuros esfuerzos y ayuda a los equipos a mejorar su desempeño. En el contexto de la gestión de proyectos, una lección aprendida se refiere al conocimiento y sabiduría adquiridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Engloba los éxitos, fracasos, desafíos y mejores prácticas que contribuyen al crecimiento y desarrollo del equipo del proyecto. Al documentar e implementar estas lecciones, el equipo del proyecto puede mejorar su eficiencia, efectividad y éxito en general.

Las lecciones aprendidas se refieren a los conocimientos adquiridos a partir de una experiencia o situación pasada(La experiencia puede ser positiva o negativa). Representan una valiosa fuente de sabiduría que se puede aplicar en futuros proyectos. Estas representan una oportunidad para el crecimiento y la mejora, permitiendo a las personas u organizaciones evitar repetir errores o replicar estrategias exitosas. Las lecciones pueden ser el resultado tanto de experiencias positivas como negativas, y contribuyen al proceso de aprendizaje y desarrollo. Es clave documentar estas lecciones aprendidas para preservar el conocimiento y garantizar su disponibilidad para futuras referencias.

Las lecciones aprendidas pueden manifestarse de diversas formas: prácticas recomendadas, descubrimientos, recomendaciones o advertencias. Su relevancia no se limita a un sector o industria específica, son aplicables en cualquier contexto que valore el aprendizaje y el crecimiento. Al entender y valorar las lecciones aprendidas, se promueve una cultura de mejora continua e innovación. Adoptar este concepto permite a los individuos y organizaciones adaptarse y prosperar en ambientes cambiantes, facilitando decisiones informadas y estratégicas basadas en experiencias pasadas. En resumen, una lección aprendida es una valiosa enseñanza derivada de experiencias anteriores que guía futuros esfuerzos y potencia el crecimiento y desarrollo del equipo de proyecto.

La lección aprendida desempeña un papel crucial tanto en el desarrollo personal como profesional. No sólo arroja luz sobre experiencias previas, permitiendo evitar la repetición de errores, sino que también mejora nuestra capacidad de toma de decisiones.

Uno de los ejemplos más comunes de una lección aprendida se encuentra en el ámbito de la comunicación. Tras enfrentar situaciones desafiantes en un entorno laboral, es común identificar la vital importancia de mantener una comunicación clara y precisa para prevenir malentendidos y conflictos. Incorporando esta lección, uno puede potenciar la eficacia de futuras interacciones profesionales.

En términos de gestión y organización, una lección aprendida fundamental es la gestión del tiempo. Las secuelas de una planificación deficiente, como no cumplir con los plazos o enfrentar una sobrecarga de tareas, nos recuerdan la esencialidad de priorizar, fijar metas alcanzables y gestionar el tiempo eficientemente.

Las relaciones personales también presentan oportunidades para aprender lecciones valiosas. La importancia de la confianza y la honestidad en el mantenimiento de vínculos saludables es una lección aprendida recurrente.

Desde una perspectiva técnica, consideremos la experiencia en la que un usuario novato ejecutó múltiples reportes al mismo tiempo, provocando el bloqueo de un servidor. A pesar de las instrucciones, esta situación reveló los límites del servidor y la lección aprendida fue clara: es esencial llevar a cabo pruebas de rendimiento en futuros proyectos para prevenir fallos del sistema.

En contraste, un equipo de proyecto que logra sus objetivos mediante una excelente organización, nos enseña otra lección aprendida. La implementación de reuniones diarias para supervisar el progreso y enfrentar obstáculos, junto con la coordinación semanal con los principales interesados, se reconoce como una práctica que garantiza resultados positivos.

En resumen, cada experiencia, ya sea positiva o negativa, tiene el potencial de ofrecer una lección aprendida invaluable que puede ser aplicada en futuras situaciones.

Capturar y retener conocimientos e experiencias valiosas a través de la documentación de lecciones aprendidas ofrece numerosas ventajas tanto para personas como para equipos. Esta práctica puede ayudar a prevenir la repetición de errores, mejorar la toma de decisiones y fomentar la mejora continua. Además, al compartir las lecciones y conocimientos entre los miembros del equipo, estos pueden beneficiarse de la sabiduría de sus compañeros y evitar la repetición de errores pasados. Este enfoque promueve una cultura de aprendizaje y desarrollo, lo que lleva a un mayor éxito.

Una lección aprendida debe ser significativa, ya que su objetivo es generar un impacto en futuros proyectos e incluso en las operaciones diarias de la empresa. No se trata simplemente de registrar la lección aprendida y archivarla, sino de elaborarla de manera que pueda ser generalizada y aplicada en otras áreas de la organización. Por ejemplo, si presento una lección aprendida relacionada con la gestión de proveedores de sistemas, es importante evitar un lenguaje demasiado técnico (terminología informática) para que otras personas en la empresa puedan entenderla y asimilar el conocimiento adquirido.

Es fundamental estandarizar las lecciones aprendidas para poder almacenarlas en un repositorio o blog, lo cual permitirá realizar búsquedas y filtrarlas por categorías o etiquetas. Cada vez que se registre una nueva lección aprendida, es importante notificarla a todos los miembros de la organización. Además, estas lecciones deben estar fácilmente accesibles para que cualquier miembro de la organización pueda realizar búsquedas cuando lo necesite.

No solo se debe quedar con la definición e importancia de una lección aprendida, para que esta buena práctica tenga vida, se tiene que establecer un lineamiento o procedimiento en donde se indique las actividades y responsabilidades.

A continuación te dejo un procedimiento en la que se incluye las actividades y roles para registrar, revisar y administrar una lección aprendida.

Comparto contigo un formato para que registres tú lección aprendida. Cabe mencionar que no existe un formato que sea proporcionado por ITIL ,COBIT o el PMBOK, esto depende de la organización en donde te encuentres , para que te pueda servir de ayuda te dejo un formato para que lo revises y lo adaptes a las necesidades de tu organización. 

Déjame tu correo para enviarte el formato: 

Te invito a que revises la siguiente Lección Aprendida que grabe en formato de podcast, puedes escucharlo aqui. 

Si te encuentras explorando el concepto de «lección aprendida», es vital reconocer la profundidad y amplitud de este término en el ámbito de la gestión de proyectos. El PMBOK, guía del Project Management Institute, es una herramienta esencial que amplía tu entendimiento sobre este concepto y muchos otros relacionados con la gestión de proyectos. Al familiarizarte con el PMBOK, no solo entenderás mejor cómo capturar y aplicar lecciones aprendidas, sino que también adquirirás un conjunto más amplio de herramientas y técnicas para mejorar tus proyectos y llevarlos al éxito.

+Fomentar una cultura de aprendizaje: Estimula y promueve la importancia de documentar y compartir las lecciones aprendidas en toda la organización.

+Establecer procesos de captura y difusión: Implementa mecanismos formales para capturar, analizar y compartir las lecciones aprendidas de manera sistemática.

+Asignar responsabilidades claras: Designa a individuos o equipos encargados de recolectar, evaluar y comunicar la lecciones aprendidas.

+Utilizar herramientas de gestión del conocimiento: Considera el uso de repositorios, bases de datos o plataformas digitales para almacenar y acceder fácilmente a las lecciones aprendidas.

+Fomentar la retroalimentación y la acción: Asegúrate de que las lecciones aprendidas se utilice activamente en la toma de decisiones y la planificación de proyectos futuros.