0.-Podcast – Qué es una Lección Aprendida
1.- Definiciones de una Lección Aprendida
Una lección aprendida es Conocimiento adquirido por la experiencia. La experiencia puede ser positiva o negativa.
Por ejemplo, analicemos la siguiente experiencia: Un nuevo usuario ejecutó múltiples reportes simultáneamente, lo cual provocó el bloqueo del servidor. Aunque el procedimiento indicaba claramente que los reportes debían procesarse de forma secuencial, este desconocimiento por parte del usuario nuevo nos permitió identificar los límites del servidor.
¿Cuál fue la lección en este caso? , Para los siguientes proyectos de sistemas se realizan pruebas de rendimiento y evitar una caída de sistemas por un mal diseño o falta de recursos en el servidor (CPU, memoria, Disco, etc.), esta experiencia sería negativa.
Otro ejemplo sería el siguiente: Un equipo de proyecto logró exitosamente cumplir con los objetivos establecidos gracias a la entrega oportuna del sistema. ¿Cuál fue la lección aprendida aquí? Se identificó que, para este proyecto en particular, una mejor organización fue clave. Esto incluyó la implementación de reuniones diarias para revisar el estado de las tareas y abordar posibles bloqueos. Además, se establecieron comités operativos semanales en los cuales participaban los principales interesados del proyecto. Esta experiencia resultó ser altamente positiva.
La leccion aprendida puede ser de un hecho negativo o positivo.
Una lección aprendida debe ser significativa, ya que su objetivo es generar un impacto en futuros proyectos e incluso en las operaciones diarias de la empresa. No se trata simplemente de registrar la lección aprendida y archivarla, sino de elaborarla de manera que pueda ser generalizada y aplicada en otras áreas de la organización. Por ejemplo, si presento una lección aprendida relacionada con la gestión de proveedores de sistemas, es importante evitar un lenguaje demasiado técnico (terminología informática) para que otras personas en la empresa puedan entenderla y asimilar el conocimiento adquirido.
La leccion aprendida de un area o un proyecto puede ser de utilidad para toda la organización.
Es fundamental estandarizar las lecciones aprendidas para poder almacenarlas en un repositorio o blog, lo cual permitirá realizar búsquedas y filtrarlas por categorías o etiquetas. Cada vez que se registre una nueva lección aprendida, es importante notificarla a todos los miembros de la organización. Además, estas lecciones deben estar fácilmente accesibles para que cualquier miembro de la organización pueda realizar búsquedas cuando lo necesite.
2.-Procedimiento de una Lección Aprendida
No solo se debe quedar con la definición e importancia de una lección aprendida, para que esta buena práctica tenga vida, se tiene que establecer un lineamiento o procedimiento en donde se indique las actividades y responsabilidades.
A continuación te dejo un procedimiento en la que se incluye las actividades y roles para registrar, revisar y administrar una lección aprendida.
3.-Formato de una Lección Aprendida
Comparto contigo un formato para que registres tú lección aprendida. Cabe mencionar que no existe un formato que sea proporcionado por ITIL ,COBIT o el PMBOK, esto depende de la organización en donde te encuentres , para que te pueda servir de ayuda te dejo un formato para que lo revises y lo adaptes a las necesidades de tu organización.
Déjame tu correo para enviarte el formato:
Te invito a que revises la siguiente Lección Aprendida que grabe en formato de podcast, puedes escucharlo aqui.
4.-Recomendaciones
+Fomentar una cultura de aprendizaje: Estimula y promueve la importancia de documentar y compartir las lecciones aprendidas en toda la organización.
+Establecer procesos de captura y difusión: Implementa mecanismos formales para capturar, analizar y compartir las lecciones aprendidas de manera sistemática.
+Asignar responsabilidades claras: Designa a individuos o equipos encargados de recolectar, evaluar y comunicar la lecciones aprendidas.
+Utilizar herramientas de gestión del conocimiento: Considera el uso de repositorios, bases de datos o plataformas digitales para almacenar y acceder fácilmente a las lecciones aprendidas.
+Fomentar la retroalimentación y la acción: Asegúrate de que las lecciones aprendidas se utilice activamente en la toma de decisiones y la planificación de proyectos futuros.
