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1.-¿Qué es el diagrama de Pareto y para qué Sirve?

1.-¿Qué es el diagrama de Pareto y para qué Sirve?

¿Qué es el diagrama de Pareto y para qué sirve?

El  diagrama de Pareto es una herramienta que sirve para aplicar el principio de Pareto. Este principio indica de que un pequeño número  de características, elementos pueden explicar un numero importante de efectos. Hay que diferenciar el principio de la regla del 80/20. Esta regla sostiene que el 80% de efectos se debe a causa del 80% de elementos. 

1.- ¿ Comó se hace el diagrama de Pareto?

  • Descripción, 

El grupo de datos que se va a analizar, estos pueden ser los principales incidentes reportados a un sistema, las principales quejas de los clientes, los clientes que más compras realizan, los productos más vendidos, etc. Para lograr esto tienes que asegurar que el usuario seleccione el dato de una lista porque si lo dejas como una caja libre nunca podrás analizar un grupo de datos para el diagrama de Pareto.

  • Frecuencia,

ya sea que lleves el registro a través de un sistema o un archivo de Excel necesitas agrupar y contar el número de veces que aparece el dato de tu análisis, para esto le puedes pedir al analista de sistemas que te pase los datos agrupados o si lo tienes en Excel puedes utilizar una tabla de dinamiza de Excel como, por ejemplo: 

Por ejemplo, la siguiente tabla contiene todos los incidentes de los sistemas de una empresa registrados en un trimestre, para iniciar el análisis de Pareto necesitamos realizar agrupaciones y contar el número de veces que registraron los incidentes.

Diagrama de Pareto, Tabla inicial

Figura 1 : Registro de datos del día a día sin agrupaciones

Ahora realizamos las agrupaciones a través de una tabla dinámica. 

Tabla Dinámica

Figura 2 : Tabla Dinamica para realizar agrupaciones.

Esta tabla la copias y la pegas como texto en otra Hoja para realizar el análisis.

  • Porcentaje (%)

Halla el porcentaje que representa cada incidente del total, luego ordénalo de mayor a menor.

Diagrama de Pareto, Porcentaje
  • Frecuencia Acumulada

 Como ya tenemos ordenados de mayor a menor por la frecuencia ahora en este campo vamos a acumular las frecuencias de la fila actual con la anterior.

Diagrama de Pareto, Frecuencia Acumulada
  • % Acumulado

Ahora sacamos el porcentaje de las frecuencias acumuladas con respecto al total de incidencias.

Tabla Dinamica, % Frecuencia Acumulada
  • Constante 80/20

Para poder encontrar el cruce con la línea de los porcentajes acumulados tenemos que agregar un valor contante, en este caso nos vamos a basar en la regla 80/20, tú puedes cambiar este % si lo crees conveniente.

Tabla Dinámica,%80
  • Selección de Campos

Selecciona los campos de Grupos de Incidencias, Frecuencia, %Frecuencia Acumulada y la constante %80/20. 

Diagrama de Pareto

Ahora inserta un grafico simple de tipo de columnas.

Primer Grafico
  • Cambiar tipo de Grafico y Ejes

Sitúa el puntero en una de las barras del grafico , clic derecho y selecciona la opción «Cambiar tipo de Grafico Series».

Primer Diagrama de Pareto
  •  Cambiar tipo de Grafico y Ejes

Para dibujar las líneas auxiliares vamos a realizar cambios a los campos %Acumulado, %80/20 :

      •  Tipo de Grafico , Cambiar a Lineas con Marcadores.
      • Eje Secundario, Marcar como Eje Secundario.

Diagrama de Pareto previo
  •  Determinación de las causas

Ahora ya tienes casi terminado el diagrama de Pareto, ahora solo debes de trazar una línea en la intersección de las líneas secundarias. Todos los grupos que están antes de la línea que has trazado son los grupos que generan el 80% de los efectos. 

Diagrama de Pareto Final

2.- ¿Qué es el 80 20 en el diagrama de Pareto?

Como se había mencionado el principio es: «pocas causas ocasionan la mayoría de los efectos», entonces se crea la regla 80/20 pero esta es solo una guía, tu podrías optar por un 15%-85% o un 30%-70, etc. Dependerá del tiempo y los recursos que tengas para analizar.

3.- ¿Comó se puede usar el diagrama de Pareto?

¿Cómo puedo detectar problemas?, analizando el 20% de incidencias que ocasionan horas de soporte de atención al cliente, costos de servicio, etc.

¿Cómo puedo asegurar las fortalezas de mi negocio? Analizando el 20% de tus clientes que generan el 80% de las ventas, estudiarlos a mayor profundidad, encontrar oportunidades de mejora, invertir en mejorar tu relacionamiento con ellos. 

¿Cómo puedo mejorar la producción en mi empresa? analizando el 20% de procesos que generan el 80% de los costos, horas extras, cuellos de botella etc.

Los datos hay que convertirlos en información para poder realizar análisis, el Diagrama de Pareto te va ayudar a enfocarte en las causas más importantes, porque ejecutar planes de acción requiere algo que es limitado Tiempo y Presupuesto.

 

Déjame tu correo y te enviaré la plantilla del Diagrama de Pareto desarrollada en el Blog.

1.-Emprendimiento Digital- Ebook

1.-Emprendimiento Digital- Ebook

Emprendimiento Digital

Tú puedes desarrollar una propuesta de valor para un cliente o segmento de clientes, esta propuesta puede ser un producto o servicio. Tenemos los del tipo físico o digital, yo prefiero centrarme en los activos digitales porque estos tienen las siguientes ventajas:

  • No necesitan inventario.
  • Se puede distribuir ilimitadamente.
  • Se pueden reutilizar en un nuevo activo digital.

Ahora la pregunta del millón es ¿Cómo hacerlo?, en realidad en el mercado existen muchas herramientas que se pueden utilizar y es responsabilidad de cada uno utilizar las que crea conveniente para su emprendimiento digital, en esta oportunidad te brindo 11 herramientas para que te sirvan de guía.

1.- Círculo Dorado

El círculo dorado fue acuñado por Simon Sinek. Los emprendimientos requieren de un equipo para lograr construir productos o servicios que puedan ayudar a muchas personas.

Todos nacemos con una razón de ser, pero a veces es difícil descubrir cuál podría ser esa razón y esto se debe a que en el día a día podemos estar dedicados a actividades que nos generan ingresos, pero no necesariamente son nuestra razón de ser.

Tú puedes redescubrir “tu porqué en esta vida”, te invito a que realices esta introspección para cimentar los pilares de tu emprendimiento.

Cuando identifiques tu porqué y lo vivas vas a poder inspirar a otros y ese liderazgo te ayudará a lograr grandes cosas. 

Puedes escuchar la serie de Podcast aquí: Encuentra tu Porque

Ciruculo Dorado

Puede profundizar el tema leyendo el siguiente libro: «Encuentra tu Porque»

2.- User Persona

Recuerda que la propuesta de valor es para un cliente o mejor dicho un segmento de clientes.

Un segmento de clientes es un subconjunto de clientes que comparten atributos comunes como datos demográficos, intereses, comportamientos y / o profesiones.

No siempre es fácil tener mucha información sobre sus clientes. A veces no tienes ninguna información, en cuyo caso usas lo que tengas a tu disposición. Como por ejemplo productos de experiencia, cosas que observas, analíticas de tus redes sociales, encuestas etc,

El hecho de que no tengamos el user persona definitivo no significa que no sea valioso. ¡Podría ser la mejor representación de tu segmento de cliente!, por algo se tiene que empezar. 

Esta representación te servirá para realizar validaciones en la investigación de ideas, soluciones que tu o tu equipo van a desarrollar.

 Conforme vayas avanzando en tu proyecto tendrás más claro quién es tu user persona definitivo.

user persona

3.- Mapa de Empatía

Es una herramienta de Design Thinking que sirve para Conocer mejor a nuestro User Persona. El objetivo o el punto de partida para innovar es sentir lo que siente la persona que vamos a ayudar, solo empatizando con su forma de pensar y sentir podremos plantear soluciones que esta persona necesita.

 En el siguiente mapa puedes plasmar y visualizar de como crees que piensan tus usuarios. Deberías poder responder a todas las preguntas para asegurar que conoces las necesidades de tu público.

 En la innovación la persona que se encarga de empatizar es el antropólogo, te invito a que conozcas más de este rol revisando el siguiente Post.

Mapa de Empatia

4.-¿Qué es un PMV?

Producto Mínimamente Viable o por sus siglas en ingles MVP es un producto funcional que se le puede entregar al cliente. Este producto es algo básico, el objetivo del emprendimiento es sacar rápidamente un producto que pueda interactuar con el cliente. Porque queremos validar hipótesis, tener métricas que nos ayuden a aprender. 

Hoy puedes estar diseñando un producto basado en tu experiencia o por un buen análisis del mercado, pero te digo que el mundo puede romper cualquier expectativa preconcebida a pesar de que tu propuesta de valor es de alta calidad.

 Empresas como Instagram, Airbnb se crearon validando hipótesis de sus PMV, por tanto, emprendedor te pido que reflexiones sobre esto y como ejemplo apliques lo siguiente: Si el desarrollo de tu gran producto o servicio te toma 1 año piensa en sacar un PMV en un tercio de ese tiempo (4 Meses) establece algunas métricas de medición y dependiendo de los resultados tú decide si continuar mejorando a través de iteraciones o cambiar de estrategia.

Te invito a que complementes este tema con el siguiente blog que publique titulado : «Cuál es la diferencia entre iterar o pivotar»

 

Producto Mínimamente Viable

Las siguientes herramientas se encuentran en el ebook- Vademecúm del Emprendedor Digital:

  • Businness Model Canvas
  • Encuentra el Punto de Equilibrio
  • Google Trends
  • Hosting
  • Dominio
  • Tema para Tu Pagina Web
  • Embudo de Ventas

Déjame tu correo y te enviaré el e-book completamente gratis para que continúes con tu aprendizaje..

1.-Persuasión – Ley del Contraste

1.-Persuasión – Ley del Contraste

Persuasión-Ley del Contraste

«El blanco es mas blanco en un fondo negro»

Persuasión, Ley del Contraste
El Blanco resalta sobre el negro

Definición de Persuasión

Esta ley de la persuasión busca resaltar una característica, un mensaje apoyándose del contraste de otro.  La ley del contraste tiene éxito porque el ser humano siempre busca comparar algo para tomar un decisión, este enfoque es el que debes de incluir en tus mensajes; Post, Podcast; LandingPage , Storytelling, etc.

Ejemplos de la Ley de Contraste

Un ejemplo de contraste es cuando vas a comprar tu combo de hamburguesas y te ofrecen agrandar tu combo por unos centavos más, aquí contrastan la cantidad por un adicional, es lógico que uno prefiera algo más grande por casi el mismo precio.

Aunque solo necesitemos una hamburguesa, terminamos por comprar el combo porque la persuasión de cantidades hace que nos inclinemos por el más grande.

Otro ejemplo es la llamada edificación, antes de que un líder realice la presentación de algún tema, la persona subordinada empieza hablar de esa persona, de sus cualidades de líder y como este lo ayuda a crecer en la organización. Aquí se contrasta aún más las cualidades del líder. (Método usado en las Redes de Mercadeo)

Cuando uno o varios empiezan a resaltar tus virtudes entra en juego la ley del contraste porque solo se escuchan las virtudes del líder versus cero de los asistentes.

Consejos y Recomendaciones

Mi consejo es que utilices el contraste para bien, contrasta para resaltar un producto o servicio de calidad algo que vaya agregar valor a tus clientes, que las partes «negras» sean hechos de facto, cosas reales y que la parte blanca, es decir tu solución es algo bueno para el cliente.

No utilices el contraste como se utiliza a menudo en la política, se usa más para desprestigiar, hablar mal del rival. Para contrastar tu propuesta de valor te invito a que escuches el Podcast Que tienes para Ofrecer.

Si te interesa conocer mas sobre el tema te invito a que leas el libro:

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1.- Cambio Radical en una Organizacional

1.- Cambio Radical en una Organizacional

¿Qué es un Cambio Radical?

El cambio radical se considera cuando se cambia uno o todos los elementos claves en una organización. Una organización para la prestación de servicios tiene los siguientes elementos claves:

  • Aplicaciones
  • Hardware
  • Procesos
  • Personas

Un cambio total en uno de estos elementos conllevará a un cambio radical en la organización y por tanto impactará en la venta de productos o prestación de servicios. Revisemos un ejemplo por cada uno.

+Aplicaciones, que la empresa tome la decisión de cambiar sus sistemas de escritorio por uno en la nube. Algunas empresas tienen sus aplicativos o archivos en la red de la empresa, esto implica que los usuarios tienen que ir presencialmente para acceder a estos recursos. Pero cuando los archivos o aplicativos se suben a la nube como por ejemplo a  Microsoft 365 , este cambio permite que se pueda trabajar desde cualquier sitio, permite responder, revisar , informar, aprobar  en cualquier momento. Con esto se rompen las barreras físicas en donde se necesitaba acudir a la oficina.

Imagen de Microsoft

Figura 1, Aplicativos enfocados a la productividad,educación que permiten un cambio radical.

+Hardware, Imagina a una tienda que no tenga un lector de códigos de barras y que el trabajador siempre tenga que digitar el código del cliente y el producto, con la implementación de estos lectores el personal ahorraría tiempos en la atención al cliente y evitaría cometer errores de ingreso. Otro ejemplo lo podemos ver en proceso en donde los clientes tienen que firmar documentos para ser atendidos e incluso tienen que dejar su huella digital para validar el proceso, una solución sería proporcionar a los clientes Tarjetas Inteligentes para que puedan firmar digitalmente, con este cambio tu organización tendría una solución de “cero pápeles” y ahorro en costos de impresión y gastos de útiles de escritorio, entre otros elementos que se requieren los procesos manuales.

Lector de Código de Barra

Figura 2, El hardware en conjunto con los aplicativos permiten nuevas soluciones

+Procesos, Revisar y mapear los procesos con el fin de identificar oportunidades de mejora, como, por ejemplo:

  • Procesos que no aportan valor.
  • Procesos que generan cuellos de botella.
  • Procesos que generan desperdicios de recursos.
  • Otros

Como ejemplo, algunos procesos requieren la aprobación del Gerente de Área para continuar con el flujo de ventas, pero la pregunta que se tiene que hacer es: ¿Es necesaria la aprobación del Gerente para continuar?, tal vez descubras flujos de menor cuantía en donde no es necesaria la aprobación Gerencial, con este hallazgo podrás rediseñar el proceso y crear otro proceso que sea mas eficiente en los tiempos de atención.

Encontrar procesos que toman mucho tiempo

Figura 3, para realizar un cambio radical hay que mejorar procesos que no aportan valor.

+Personas, Un cambio radical en este aspecto es empoderar al personal a tomar decisiones. Este cambio va de la mano con el cambio en procesos, en tu análisis debes revisar como se encuentra tu organización, tal vez sea una organización jerárquica en donde cada puesto es especializado y tiene un alcance para tomar decisiones. Pero en una organización con enfoque centrado en el cliente se requiere flexibilidad y respuesta oportuna, en estos casos tendrás que revisar la manera de empoderar al trabajador, esto lo lograrás rediseñando el proceso y modificando los roles y responsabilidades.  A continuación, el siguiente ejemplo; Para la atención de las ventas se tienen los siguientes roles:

  • Asistente de Contacto con el Cliente
  • Analista de Reclamos
  • Asesor al Cliente
  • Analista Senior al Cliente

Aquí seria posible contar con un rol único llamado Analista de Solución al Cliente, con esto tendrías un solo personal que pueda tomar decisiones y puede responder rápidamente al cliente.

Evitemos Dependencias que no suman

Figura 4, Los roles y responsabilidades deben responder a las necesidades de los clientes

En los siguientes casos vamos a revisar Organizaciones que Cambiaron radicalmente de una manera reactiva y anticipada.



1.- Cambio Radical Reactivo de Microsoft

Cuando Bill Gate fundo Microsoft le imprimió la siguiente visión:

“Una PC en Cada Oficina y Hogar”

                                         Bill Gates

Con esta visión a Microsoft le fue muy bien en los negocios, siendo el líder indiscutible como proveedor de Sistemas Operativos y software de Oficina. Pero con la llegada de los Smartphone y sus respectivos SO (Android y IOS) nunca le fue bien, siempre entro tarde en el juego. Y una prueba de ello es su alianza con Nokia y sus SO Windows Phone.

En el 2006 Amazon lanza su primer servicio Cloud AWS, esta nueva línea de negocio no paso desapercibida por los gigantes de la tecnología como Google , Microsoft e IBM. Recién en el 2010 Microsoft lanza su primera versión llamada Windows Azure. Microsoft continua atascado en el liderazgo de la Tecnología y una prueba de esto lo podemos ver en la valorización de sus acciones.

Cuando todo parecía indicar el declive de un gigante se cambio de CEO, se eligió a Satya Nadella quien realizo un cambio radical que rompió los paradigmas de Microsoft.

  • Cambio de Visión

La Nueva y vigente visión es la siguiente:

“Brindar mayor poder a la gente a través de un excelente software– en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.”

                                              Satya Nadella

  • Fin al contrato con Nokia

    En el año 2014 Microsoft compró a Nokia por 7.200 millones de dólares,pero luego de los malos resultados puso fin a este contrato para enfocarse en los negocios en la nube.

    • Inversión en Azure

    Entendiendo de que el presente y el futuro es la computación realizó inversión en esta división. Cambio el Nombre de Windows Azure por Microsoft Azure.

    • Venta de Servicios en lugar de Venta de Productos

    Quedo en el paso la venta de la Cajita con el Sistema Operativo o el Paquete Office (Cuando costaba aproximadamente $420 dólares) por la venta de servicio a necesidad del Cliente por el tiempo que crea conveniente. Obviamente que el pagó único siempre será mayor que el pago mensual pero este cambio de modelo le presento a Microsoft en el 2019 contar con 214 millones de suscriptores pagando una membresía anual de 90$ aproximadamente.

    • Sumar a la Humanidad

    Microsoft siempre fue celoso con apoyar el desarrollo de otras empresas a pesar de que estos contaran con gran aceptación por el público. Como por ejemplo Apple o Linux. Con Nadella Microsoft realiza mejora en las aplicaciones office 365 para que funcionen en los celulares iPhone y Android. Incluso el catalogo de servicios Azure ofrece como sistema operativo Linux.

    El cambio radical de la visión y los paradigmas de Microsoft es lo que le permitieron destacar y volver a tener un sitio en el liderazgo tecnológico.

    En el siguiente grafico podemos observar la Valoración de las acciones de Microsfot despues del inicio del Cambio Radical

    Acciones de Microsft

    Fuente : Trading View

    A continuación comparto un video en donde se analiza el futuro de Microsoft:



    2.- Cambio Radical Anticipado de la Clínica I

    En este caso vamos a revisar el Cambio Radical que Inicio la Clínica I para el trabajo desde casa. El 22 de mayo del 2013 fue promulgada la ley de historias Clínica electrónicas, pero sin fecha de aplicación y como pasa en el Perú la reglamentación y la aplicación suele demorar o nunca se realiza. Como por ejemplo hasta la fecha de hoy 15-08-2021 el DNI electrónico sigue siendo opcional.

    Sin embargo esta ley hizo que la organización empezará a prepararse para un cambio tecnológico, no solamente con lo concerniente a Historias Clínicas Electrónicas sino una actualización tecnológica. A continuación, veamos los cambios realizados:

    1.-Oficina Cloud, antes del 2014 se utilizaba los sistemas de escritorio de Microsoft y en el caso del correo se contaba con un servidor inHouse. A partir del 2015 se cambia por la Google Cloud en donde los usuarios cuentan con correo Google y la suite de aplicaciones, intranet , entre otros.

    2.-Trabajo desde Casa, en el 2017 se lanza la política de que los trabajadores podian1 día a la semana trabajar desde casa, esto era posible porque para acceder a la oficina solo bastaba con conectarte a tu cuenta de Google.

    3.-VPN , En el 2018 se cuenta con una VPN que permite conectarte a la red de la organización y poder ejecutar software de escritorio o sistemas con accesos restringidos a la red. Además, que esta VPN también puede ser accedida desde un Celular.

    4.-Office 365, Cambio de la suite anterior por la suite de aplicaciones de Microsoft , esta versión de Office 365 orientada a la maximizar las productividad fue implementada en marzo del 2020, previo al inicio de la cuarentena.

    Todas estos cambio tanto de organización como tecnológicos posibilitaron a que la organización no se vea impactada por la pandemia, que los proyectos no sufrieran retrasos , que la atención de los médicos no se detuviera.

    La clave aquí fue la apertura a la nueva tecnología que apareció en el 2014 y que esa línea se mantuvo y se mantiene hasta la fecha. Es por esta razón que las organizaciones, los emprendimientos tienen que destinar parte de sus recursos en la innovación de procesos, tecnología, aplicativos y rediseñar los puestos de trabajo.

    Cambio Radical

    Ya que hemos hablado del cambio radical, te invito a que complementes esta lectura con mi podcast «Ser Proactivo» y no reactivo.

    1.- ¿Qué es una lección Aprendida?

    1.- ¿Qué es una lección Aprendida?

    0.-Podcast – Qué es una Lección Aprendida



    1.- Definiciones de una Lección Aprendida

    Una lección aprendida es Conocimiento adquirido por la experiencia. La experiencia puede ser positiva, como en una prueba o gestión exitosa , o negativo, como en un accidente o falla. Por ejemplo en un proyecto un sistema por error empezó a realizar muchos envíos de datos al servidor, esto sirvió para conocer cuales eran los limites del servidor y que consideraciones deberían tener los otros gestores de proyectos al momento de diseñar sus sistemas para que trabajen con este servidor.

    La leccion aprendida puede ser de un hecho negativo o positivo.

    Una lección debe ser significativa, ya que tiene un impacto real en los proyectos o las operaciones; Y que sea aplicable en toda la organización. No solamente es realizar un registro de una experiencia propia es tener esa lección pero ver la manera de generalizarla para que las otras personas o areas de empresa puedan utilizar la lección aprendida.

    La leccion aprendida de una area puede servir para toda la organizacion.

    Este conocimiento sirve para la toma de decisiones la cual reduce o elimina la posibilidad de fracasos y contratiempos, o refuerza un resultado positivo. Es importante que estandarice la lección aprendida para poder guardarla en un repositorio o un blog para luego realizar búsquedas, filtrar por categorías o etiquetas. Con este orden los miembros de la empresa o de tu equipo tienen la oportunidad de enterarse de una nueva lección aprendida o cuando estén por iniciar un nuevo proyecto podrá buscar las lecciones aprendidas relacionadas al proyecto.

    2.-Procedimiento de una Lección Aprendida

    No solo debemos quedarnos con la definición de las lecciones aprendidas ni de su importancia, para que las buenas practicas o sugerencias se puedan aplicar siempre va a ser necesario de que establezcas lineamientos o procedimientos.

    A continuación te dejo un procedimiento en la que se incluye un revisor por área en donde se encuentra la persona que propone la publicación de una lección aprendida, en este caso es importante un rol de Revisor para asegurar la calidad de la lección aprendida.

    Jerarquia

    3.-Formato de una Lección Aprendida

    Comparto contigo un formato para que registres tú lección aprendida. Cabe mencionar que no existe un formato que sea proporcionado por ITIL ,COBIT o el PMBOK esto depende de la organización en donde te encuentres para que tú puedas diseñar el formato ideal, espero te sea de utilidad.

    Déjame tu correo para enviarte el formato: 

    Te invito a que revises la siguiente Lección Aprendida que grabe en formato de podcast, puedes escucharlo aqui.