El  diagrama de Pareto es una herramienta que sirve para aplicar el principio de Pareto. Este principio indica de que un pequeño número  de características, elementos pueden explicar un numero importante de efectos. Hay que diferenciar el principio de la regla del 80/20. Esta regla sostiene que el 80% de efectos se debe a causa del 80% de elementos. 

• Descripción, 

El grupo de datos que se va a analizar, estos pueden ser los principales incidentes reportados a un sistema, las principales quejas de los clientes, los clientes que más compras realizan, los productos más vendidos, etc. Para lograr esto tienes que asegurar que el usuario seleccione el dato de una lista porque si lo dejas como una caja libre nunca podrás analizar un grupo de datos para el diagrama de Pareto.

• Frecuencia,

ya sea que lleves el registro a través de un sistema o un archivo de Excel necesitas agrupar y contar el número de veces que aparece el dato de tu análisis, para esto le puedes pedir al analista de sistemas que te pase los datos agrupados o si lo tienes en Excel puedes utilizar una tabla de dinamiza de Excel como, por ejemplo: 

Por ejemplo, la siguiente tabla contiene todos los incidentes de los sistemas de una empresa registrados en un trimestre, para iniciar el análisis de Pareto necesitamos realizar agrupaciones y contar el número de veces que registraron los incidentes.

Figura 1 : Registro de datos del día a día sin agrupaciones

Ahora realizamos las agrupaciones a través de una tabla dinámica. 

Figura 2 : Tabla Dinamica para realizar agrupaciones.

Esta tabla la copias y la pegas como texto en otra Hoja para realizar el análisis.

• Porcentaje (%)

Halla el porcentaje que representa cada incidente del total, luego ordénalo de mayor a menor.

• Frecuencia Acumulada

 Como ya tenemos ordenados de mayor a menor por la frecuencia ahora en este campo vamos a acumular las frecuencias de la fila actual con la anterior.

• % Acumulado

Ahora sacamos el porcentaje de las frecuencias acumuladas con respecto al total de incidencias.

• Constante 80/20

Para poder encontrar el cruce con la línea de los porcentajes acumulados tenemos que agregar un valor contante, en este caso nos vamos a basar en la regla 80/20, tú puedes cambiar este % si lo crees conveniente.

• Selección de Campos

Selecciona los campos de Grupos de Incidencias, Frecuencia, %Frecuencia Acumulada y la constante %80/20. 

Ahora inserta un grafico simple de tipo de columnas.

• Cambiar tipo de Grafico y Ejes

Sitúa el puntero en una de las barras del grafico , clic derecho y selecciona la opción «Cambiar tipo de Grafico Series».

•  Cambiar tipo de Grafico y Ejes

Para dibujar las líneas auxiliares vamos a realizar cambios a los campos %Acumulado, %80/20 :

• • •  Tipo de Grafico , Cambiar a Lineas con Marcadores.
    • Eje Secundario, Marcar como Eje Secundario.

•  Determinación de las causas

Ahora ya tienes casi terminado el diagrama de Pareto, ahora solo debes de trazar una línea en la intersección de las líneas secundarias. Todos los grupos que están antes de la línea que has trazado son los grupos que generan el 80% de los efectos. 

Como se había mencionado el principio es: «pocas causas ocasionan la mayoría de los efectos», entonces se crea la regla 80/20 pero esta es solo una guía, tu podrías optar por un 15%-85% o un 30%-70, etc. Dependerá del tiempo y los recursos que tengas para analizar.

¿Cómo puedo detectar problemas?, analizando el 20% de incidencias que ocasionan horas de soporte de atención al cliente, costos de servicio, etc.

¿Cómo puedo asegurar las fortalezas de mi negocio? Analizando el 20% de tus clientes que generan el 80% de las ventas, estudiarlos a mayor profundidad, encontrar oportunidades de mejora, invertir en mejorar tu relacionamiento con ellos. 

¿Cómo puedo mejorar la producción en mi empresa? analizando el 20% de procesos que generan el 80% de los costos, horas extras, cuellos de botella etc.

Los datos hay que convertirlos en información para poder realizar análisis, el Diagrama de Pareto te va ayudar a enfocarte en las causas más importantes, porque ejecutar planes de acción requiere algo que es limitado Tiempo y Presupuesto.